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2 giugno 2014

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA: CHI, COME, COSA, QUANDO

Il Ministero dell’Economia mette a disposizione delle PMI un servizio gratuito per supportarle nella fatturazione elettronica verso la PA: lo strumento è accessibile sul portale www.acquistinretapa.it ed è utilizzabile da tutte le imprese abilitate al MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione).

La PA può accettare fatture cartacee anche dopo il 6 giugno per tre mesi, purchè emesse prima di tale data, mentre quelle elettroniche si considerano emesse dall’impresa fornitrice anche in caso di notifica di “mancata consegna”: sono alcuni dei chiarimenti contenuti nella Circolare del 31 marzo 2014 del Dipartimento delle Finanze, che fornisce interpretazioni operative del decreto 55/2013 sull’obbligo di fattura elettronica verso la PA.

Dal 6 giugno 2014 le imprese saranno obbligate ad emettere fatture elettroniche verso ministeri, agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza. Dal 6 giugno 2015 l’obbligo si estende tutte le altre amministrazione centrali.
La trasmissione di una fattura in formato Xml alla PA, obbligatoria a partire dal prossimo giugno (a scaglioni) avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate tramite Sogei in qualità di soggetto deputato alla sua realizzazione. 
Questo software riceve il file trasmesso dalle aziende fornitrici con la fattura conforme ai requisiti imposti, li controlla e li invia alle amministrazioni destinatarie. Il sistema riconosce tre tipi di file:
·       file fattura in Xml sul modello scaricabile dal sito www.fatturapa.gov.it, firmato digitalmente e conforme alle specifiche delle fatture elettroniche per la PA;
·       file compresso esclusivamente in formato zip contenente uno o più file fattura;
·       file messaggio in formato Xml conforme allo schema descritto dal fileMessaggiTypes.xsd scaricabile dallo stesso sito; è la risposta del SdI alla trasmissione dei dati e può essere una ricevuta di consegna o una notifica di scarto, mancata consegna, esito, file non recapitabile e così via.
Per l’accesso al Sistema di Interscambio per la trasmissione delle fatture servono le credenziali Entratel / Fisconline o una Carta Nazionale dei Servizi. Per usare il SdI è necessario che il fornitore sia dotato di casella PEC, aderisca e sottoscriva l’accordo di servizio e definisca un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura e i relativi messaggi di notifica attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.

Invio fattura
·      Invio fatture via PEC. La fattura elettronica può essere inviata tramite Posta Elettronica Certificata. Il file da trasmettere, di dimensione non superiore a 30 mega, costituisce l’allegato del messaggio di posta. La prima volta che il soggetto intende inviare la fattura per PEC deve inviare il messaggio e i relativi allegati all’indirizzo di posta certificata del SdI pubblicato sul sito www.fatturapa.gov.it. In questo modo il SdI comunica al mittente l’indirizzo PEC sa usaere per le successive trasmissioni, fornendo un indirizzo dedicato per ogni soggetto.
·       Invio fatture via Web. L’invio delle fatture online avviene tramite la funzione di trasmissione telematica disponibile nella sezione “Inviare la FatturaPA” del sitowww.fatturapa.gov.it: è possibile trasmettere la singola fattura o l’archivio di fatture la cui dimensione non può superare i 5 mega. A invio effettuato verrà rilasciata ricevuta di consegna o eventuale notifica di scarto.
·       Altri metodi di invio. La trasmissione della fattura può essere effettuata anche secondo altre modalità: cooperazione applicativa su rete Internet, porte di dominio in ambito SPCoop, sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP. Per i dettagli si rimanda al sito www.fatturapa.gov.it. Tutti i canali prevedono l’invio di notifiche sull’esito della trasmissione.

Ricevute e notifiche
Ricevuto il file, SdI assegna un identificativo alla pratica ed effettua le verifiche. In caso diesito negativo invia notifica di scarto al soggetto mittente. Diversamente trasmette le fattura al destinatario e, contestualmente, invia al mittente ricevuta di consegna. Qualora, nonostante il buon esito della pratica, non fosse possibile trasmettere il file al destinatario per cause non imputabili a SdI, verrà inviata al mittente notifica di mancata consegna. Il Sistema tenterà, comunque, di recapitare la fattura per i 15 giorni successivi, decprsi i quali invierà al mittente notifica definitiva di file non recapitabile. Per ogni fattura recapitata, SdI riceve notifica di accettazione o rifiuto della fattura da parte dell’Amministrazione e provvede a inoltrarla al soggetto trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica. Non ricevendo alcuna notifica, SdI provvederà a inoltrare la notifica di decorrenza dei termini al mittente e alla PA che ha ricevuto la fattura.

Controlli SdI
·       Nomenclatura e unicità del file o fattura (per evitare invii doppi);
·       Dimensioni del file;
·       Integrità del documento (nessuna modifica dopo l’apposizione della firma);
·       Autenticità del certificato di firma (non deve essere scaduto, revocato o sospeso);
·       Conformità del formato della fattura;
·       Validità del contenuto della fattura.

Controlli via App
Prima di inviare la fattura alla PA, l’Agenzia delle Entrate offre alle aziende uno strumento di controllo della conformità rispetto ai requisiti: l’eventuale presenza di errori viene segnalata indicando il tipo di anomalia e suggerendo il correttivo da effettuare. In questa app mancano i controlli su unicità del nome del file, dell’identificativo progressivo della fattura e l’esistenza o meno del CodiceDestinatario.

Pagamento fatture
Le fatture emesse in forma cartacea in data precedente al 6 giugno 2014 (o 2015 verso le amministrazioni per cui l’obbligo scatterà l’anno prossimo) sono considerate valide anche se ricevute dopo, purchè arrivino nell’arco dei tre mesi successivi. Il chiarimento riguarda il comma 6, articolo 6, DM 55/2013: trascorsi tre mesi dall’obbligo di fattura elettronica le PA non possono procedere ai pagamenti se le fatture non arrivano in formato elettronico.

Periodo transitorio
In pratica c’è un periodo cuscinetto di tre mesi durante il quale le PA possono pagare le fatture emesse in formato cartaceo prima del 6 giugno ma attenzione: a partire da quella data, le fatture devono essere emesse obbligatoriamente in forma elettronica o non saranno pagate. Se una fattura emessa in forma cartacea prima del 6 giugno non risulta del tutto processata dalla PA entro i tre mesi (quindi il 6 settembre) – la PA pagherà comunque la fattura, non chiedendo una nuova fattura elettronica, cosa che comporterebbe perdita di tempo e aggravio di costi, contrasto anche le normative IVA.

Codici PA in fattura: le FAQ
Le PA sono tenute a inserire nell’Indice delle Pubblice Amministrazioni (IPA) un codice unico che le identifica, e che le imprese devono riportare in fattura elettronica, in mancanza del quale il sistema di spedizione rifiuta la pratica. Ogni ufficio interessato dalla scadenza del 6 giugno deve averne dato già comunicazione ai fornitori. Ma cosa succede se la fattura non viene recapitata correttamente?
·       Amministrazione censita in IPA ma codice non disponibile: per ciascuna amministrazione presente in IPA, esiste anche un ufficio di fatturazione elettronica centrale denominato “Uff_efatturIPA“. Attenzione però: questo indirizzo è utilizzabile solo nel caso in cui il fornitore non abbia ricevuto la comunicazione sul codice dell’amministrazione destinataria e, pur avendo riscontrato la presenza dell’amministrazione in IPA (sul sito www.fatturapa.gov.it) non sia in grado di individuare in modo univoco il codice dell’ufficio destinatario.
·       Amministrazione non censita: si utilizza il valore di default indicato in fase di trasmissione.
·       Mancata trasmissione per cause tecniche: la struttura di supporto del Sistema di interscambio contatta la PA per risolvere il problema e invia all’azienda “attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”, che comporta prova dell’emissione della fattura. 

Fonte: Circolare del Ministero dell’Economia sulla fatturazione elettronica
FONTE: PMI.IT


 
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